Arbeit automatisieren

Automatisieren heißt: Der Computer macht etwas von alleine, immer wenn etwas Bestimmtes passiert. Zum Beispiel: Kommt eine neue E-Mail mit Rechnung, wird sie automatisch in einen Ordner gelegt. Die KI hilft dir, solche Abläufe (Workflows) zu bauen – du musst nur genau erklären: Wenn das passiert, dann soll das passieren.

Das kannst du damit machen

Neue Bestellung kommt rein → automatisch Danke-E-Mail an den Kunden.
Jeden Montag eine Liste mit allen Terminen der Woche aufs Handy.
Fotos aus dem Handy automatisch in einen Ordner sortieren.

So fragst du richtig

Zu ungenau

„Automatisiere mein Büro.“

So wird es gut

„Ich bekomme Rechnungen als PDF per Gmail. Erkläre mir Schritt für Schritt, wie ich mit Zapier jede neue Rechnung automatisch in Google Drive im Ordner „Rechnungen 2026“ speichere und mir eine Nachricht schicke. Ich bin Anfänger, erkläre jeden Klick.“

Tipps

Schreib zuerst auf: Was mache ich jede Woche immer gleich?
Immer im Muster denken: „Wenn … dann …“.
Erst mit Test-Daten ausprobieren, nicht gleich mit echten Kunden.

Programme und KIs, die dir helfen

ZapierProgramme miteinander verbinden, ohne Code.

MakeAbläufe wie ein Baukasten zusammenklicken.

n8nAutomatisierung, auch auf eigenem Server (DSGVO).Microsoft Power AutomateAutomatisierung für Outlook, Excel & Co.

Zum Weiterlernen

Wikipedia: WorkflowWas ein Arbeitsablauf ist.

Öffnet eine andere Webseite. Wir bekommen dafür kein Geld.

Jetzt richtig fragen lernen